Tietosuojaseloste: Demos ry:n asiakas-, markkinointi- ja rekrytointirekisteri

Tästä tietosuojaselosteesta löydät tietoa siitä, kuinka henkilötietoja käsitellään Demos ry:n ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden toimesta.

Hei,

Olemme Demos Helsinki, yhteiskunnallista muutosta tekevä ajatushautomo. Toiminnastamme voit lukea lisää täältä.

Oikeus yksityisyyteen ja tietosuojaan ovat perustavanlaatuisia oikeuksia, ja me Demos Helsingillä suhtaudumme niihin vakavasti. Kun prosessoimme henkilötietoja, pidämme huolen siitä, että noudatamme soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä henkilötietolain pykäliä 10 § ja 24 §. 

Meidän tavoitteenamme on kertoa henkilötietojen käsittelystä mahdollisimman läpinäkyvästi ja avoimesti – näin ollen säilyen luottamuksesi arvoisena. 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme sivuston kautta keräämiämme henkilötietoja kun:

  • haet töihin Demos Helsingille
  • olet asiakkaamme tai asiakkaamme yhteyshenkilö
  • tilaat uutiskirjeemme
  • saat meiltä markkinointiviestejä

Lisätietoa käyttämistämme evästeistä löydät Evästeselosteestamme. 

Olethan meihin yhteydessä mikäli Sinulle herää kysyttävää, jokin mietityttää henkilötietojen käsittelyyn liittyen tai haluat oikeuksiesi mukaisesti vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Demos ry (y-tunnus: 1978805-3)

Sähköposti: info@demoshelsinki.fi
Osoite: Mechelininkatu 3D, 00100, Helsinki
Puhelinnumero: +358 40 557 2730

2. Työnhakijat

Tietojen alkuperä Käsiteltävät & kerättävät tiedot Käsittelyn tarkoitus Käsittelyperuste
Tietoja kerätään hakiessasi tiettyä työtehtävää tai jättäessäsi avoimen hakemuksen. Tietoja voidaan myös kerätä ulkoisten rekrytointikonsulttien tai asiantuntijoiden välityksellä työnhakijan suostumuksen mukaisesti. Yhteystiedot, työ- ja opiskelutiedot sekä muut CV:n tiedot, motivaatiokuvaus, rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot. Arvioida hakijoiden soveltuvuutta haussa oleviin työtehtäviin, hakijan soveltuvuuden arviointi mahdollisiin tuleviin työtehtäviin, yhteydenotto hakijoihin, haastatteluiden sopiminen sekä rekrytointiprosessin hallinnointi. Suostumus.
Voit milloin tahansa perua suostumuksesi ilmoittamalla siitä meille.

3. Asiakkaat ja asiakkaiden yhteyshenkilöt

Tietojen alkuperä Käsiteltävät & kerättävät tiedot Käsittelyn tarkoitus Käsittelyperuste
Tieto kerätään myyntihetkellä, suoraan asiakkailta tai heidän yhteyshenkilöiltään, tai Demos Helsingin ja asiakkaan välisestä sopimuksesta. Nimi, työhön liittyvät yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), tehtävänimike tai asema. Asiakassuhteen ylläpito, sovittujen palveluiden toimittaminen, lisämyynti, asiakastyytyväisyyskyselyt, laskutus ja kirjanpito. Demos Helsingin oikeutettu etu palveluiden tuottamiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Tietojen käsittely kirjanpitoa varten perustuu lainmukaiseen velvoitteeseen.

4. Uutiskirjeen tilaajat ja markkinointiviestintä

Tietojen alkuperä Käsiteltävät & kerättävät tiedot Käsittelyn tarkoitus Käsittelyperuste
Tiedot kerätään tilatessasi uutiskirjeemme. Sähköpostiosoite Tarjotaksemme tilaamaasi Demos Helsingin uutis- ja muuta sisältöä. Suostumus. Voit milloin tahansa perua suostumuksesi valitsemalla “Lopeta tilaus/Unsubscribe” uutiskirjeestämme.
Asiakkaan yhteystiedot, työhön liittyvät verkostointitapahtumat tai vastaavat tilaisuudet. Nimi, työhön liittyvät yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), tehtävänimike tai asema. Demos Helsingin palveluiden markkinointi. Yritysmarkkinointi:
Demos Helsingin oikeutettu etu tuottaa palveluita sekä varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus.
Kuluttajamarkkinointi: suostumus.

5. Tutkimusvastaajat

Tietojen alkuperä Käsiteltävät & kerättävät tiedot Käsittelyn tarkoitus Käsittelyperuste
Tieto kerätään ensisijaisesti tutkimusvastaajalta itseltään, yleensä joko tutkimushaastattelussa tai tutkimukseen liittyvässä kyselyssä.

 

 

 

Nimi, organisaatio, asema organisaatiossa, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Segmentointiin ja profilointiin liittyviä tietoja, kuten sukupuoli, syntymävuosi, koulutukseen liittyviä tietoja, talouteen ja työssäkäyntiin liittyviä tietoja. Tutkimusvastaukset. Tieto kieltäytymisestä osallistua tutkimuksiin. Haastatteluiden yhteydessä haastattelut voidaan nauhoittaa, jolloin nauhoittamisesta kerrotaan haastateltaville etukäteen. Vastaajien antamia tietoja käytetään tutkimustulosten raportointiin ja analysointiin.
Olemme alan käytäntöjen mukaisesti sitoutuneet suojaamaan tutkimusvastaajien anonymiteettiä. Tutkimustulokset raportoidaan siten tutkimuksen tilaajalle sellaisessa muodossa, että yksittäisiä vastaajia ei voida tunnistaa. Poikkeuksen muodostavat yksittäiset tutkimukset, joissa tutkimusvastaaja on antanut nimenomaisen suostumuksensa vastausten raportointiin siten, että vastaus voi olla yhdistettävissä henkilötietoon.Tutkimusvastaajan antamia henkilötietoja emme koskaan luovuta markkinointitarkoituksiin.
Suostumus tai kolmannen osapuolen kanssa tehty palvelusopimus, jonka perusteella asiakas luovuttaa vastaajien yhteystiedot.

6. Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

Työnhakijat

Tietoja säilytetään enintään 24 kuukauden ajan, ellet erikseen ilmoita meille pyyntöäsi poistaa tietosi jo aiemmin.

Uutiskirjeen tilaajat

Sähköpostimarkkinointilistaltamme pääset poistumaan itse koska tahansa: jokaiseen lähettämäämme tiedote- tai markkinointisähköpostiin on lisätty poistumislinkki.

Asiakkaat tai asiakkaiden yhteyshenkilöt

Mikäli olet asiakkaanamme tai keskustelemme potentiaalisesta yhteistyöstä, käsittelemme henkilötietojasi pääsääntöisesti niin kauan kuin tarvitsemme tietojasi asiakassuhteeseen liittyvään yhteydenpitoon. Poistamme yhteyshenkilön yhteystiedon viimeistään tämän lähtiessä asiakasyrityksestä.

Markkinointiviestintä

Markkinoimme palvelujamme niille, joiden uskomme voivan hyötyä osaamisestamme. Sinun yhteystietojasi käytetään markkinointitarkoituksiin vain sen ajan, kuin työskentelet sellaisten tehtävien parissa, joissa palveluistamme voisi olla hyötyä. Tästä huolimatta sinulla on aina mahdollisuus valita, ettet halua yhteystietojasi käytettävän markkinointitarkoituksiin, ja näin ollen voit milloin tahansa joko poistua sähköpostilistaltamme tai kertoa myyntihenkilöillemme ettet enää halua saada tietoa Demos Helsingin palveluista. 

Tutkimusvastaajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi tarpeellista.

7. Rekisteröidyn, eli sinun, oikeutesi

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja keräämisestä
  • Tarkastella tietojasi
  • Tietojesi poistamiseen
  • Oikaista epätarkkoja ja virheellisiä tietoja
  • Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai tietyissä tilanteissa vaatia sen rajoittamista
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Halutessasi vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn jollakin yllä mainituista keinoista, voit olla yhteydessä meihin sähköpostitse. 

8. Henkilötietojen luovutus

Emme pääsääntöisesti luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Käytämme kuitenkin ulkoisia palveluntarjoajia muun muassa viestintään sekä pilvipalveluihin. Näitä hyödynnettäessä tietoja saatetaan luovuttaa kyseisille palveluntarjoajille, mutta vain siinä määrin kuin se on tarpeellista kyseisen palvelun tuottamiseksi. Nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä meidän puolestamme, eikä heillä ole oikeutta käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. 

Olemme sopimusteitse varmistaneet, että käyttämämme palveluntuottajat noudattavat EU:n tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat seuraavat osapuolet:

  • Pipedrive
  • MailChimp
  • G-Suite (Google)

Käytämme MailChimp -sähköpostipalvelua viestinnässä ja suoramarkkinoinnissa sekä G-Suite -pilvipalvelua tiedonhallinnassa. Edellä mainitut ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä, tarkoittaen että joissakin tapauksissa henkilötietoja siirtyy Euroopan unionin ulkopuolelle. Tiedonsiirto on suojattu eurooppalaisen lainsäädännön mukaisesti. 

Saatamme myös luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme, jotka osallistuvat sellaiseen tutkimus- tai kehitysprojektiin, jota varten henkilötiedot on kerätty. Henkilötietoja voidaan luovuttaa tällaisissa tapauksissa jos se se on tarpeen tutkimuksen tai kehitystyön toteuttamiseksi projektin tarkoituksen mukaisesti. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen vastaanottajasta tulee rekisterinpitäjä, ja henkilötietoja käsitellään silloin vastaanottajan toimesta tämän oman tietosuojaselosteen mukaisesti.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä Demos Helsingillä. Mikäli käytäntöihimme tulee muutoksia, päivitämme tietosuojaselostettamme vastaavasti.

Päivitetty: 10.8.2023